Dans le cadre de son activité professionnelle, le déploiement de solutions numériques permet de gérer l’ensemble de ses services. Certains logiciels se spécialisent dans des tâches précises, tandis que d’autres proposent une approche globale des besoins des entreprises. La gestion électronique de documents (ou GED) constitue une solution de dématérialisation performante et sécurisée.
Comprendre le principe de la GED et ses atouts sur l’activité de l’entreprise
La GED couvre l’ensemble de la chaîne de documents au sein d’une structure professionnelle. La dématérialisation des documents administratifs passe tout d’abord par leur indexation et implique des moyens humains adéquats. Par la suite, il est nécessaire d’encadrer leur stockage à travers un support, une classification et une période donnée. Il faut aussi prendre en compte les droits d’accès, ainsi que la sécurité des systèmes.
Cela se vérifie également pour la diffusion des documents aux personnes autorisées à les consulter. En pratique, la GED améliore le rendement en interne et permet de gagner du temps. Il en découle une plus grande disponibilité pour d’autres tâches et des frais de fonctionnement réduits.
Les principales fonctionnalités de la GED à connaître (et à utiliser)
Travailler avec la gestion électronique de documents nécessite de connaître et de mettre en application ses différentes fonctionnalités. Leur maîtrise assure un usage ergonomique et pratique. Cela passe notamment par les éléments suivants :
- une interface utilisateur intuitive ;
- la compatibilité avec d’autres solutions digitales : suite ERP, logiciel CRM ;
- l’intégration des services du web avec le Cloud ou les applications mobiles ;
- une recherche multicritère ;
- une lecture automatique des données…
Améliorer la qualité de son travail et la communication de ses services
Peu importe le service de l’entreprise concerné, il est ainsi plus facile de réaliser des rapprochements pertinents avec différentes sources d’information. La gestion de projets et la communication en interne tendent également à fédérer les efforts de ses équipes vers un objectif commun. Utilisez la GED au sein de la structure ou en déplacement, sur ordinateur ou smartphone. Vous contribuerez ainsi à rendre l’offre d’autant plus attractive et performante. À noter qu’il existe des systèmes de GED technique pour disposer d’une base documentaire propre à une compétence, un service ou une activité.
La GED permet de prendre en charge le cycle de vie des documents. Il constitue ainsi un outil performant et adaptable à tout type d’activité. Dans un cadre professionnel, son déploiement permet d’améliorer la gestion de ses services à partir de nombreuses fonctionnalités ; de la dématérialisation à la consultation.